Влад, нам нужно нанять людей».
Как мы нашли 19 млн ₽, просто запретив раздувать штат

Обычно собственник приходит к трекеру с запросом на рост. Но в этом случае рост уже случился, и теперь другая проблема: Заявок море, менеджеры зашиваются. Нужно срочно нанимать людей, чтобы переварить объем

Собственник видел решение в том, чтобы нанять еще больше рук. Я решил сначала найти причину, и покопаться в происходящем

Этап 1. Оцифровка: факты против ощущений Первое правило: перестать верить словам («мы устали») и посмотреть на цифры. Нам нужно было понять: где именно теряется время?

Мы внедрили «фотографию рабочего дня». Три дня подряд — среда, четверг, пятница — мы каждые 15 минут фиксировали, чем заняты дорогие продавцы.

Что показали замеры:
Вместо продаж менеджеры 62% времени работали секретарями. Вручную забивали накладные в 1С. Бегали по кабинетам подписывать договоры. Исправляли опечатки. Компания платила им как «звездам», а использовала как курьеров.

Этап 2. Гипотеза на миллионы
Мы сели с собственником и посчитали: «Если мы автоматизируем рутину (свяжем ЭДО + CRM), нам НЕ нужны новые люди. Текущая команда сможет делать в 1,5 раза больше

Этап 3. Трекинг внедрения
Мало придумать — надо внедрить. Обычно на этом этапе всё глохнет: подрядчики тянут резину, сотрудники бунтуют («раньше было лучше»), собственник отвлекается.

Мы провели тендер. Я следил, чтобы подрядчики не просто «ставили софт», а решали бизнес-задачу — сокращали рутину и высвобождал время.

Ритм спринтов: Мы двигались рывками по одной неделе. Каждый четверг — четкая сверка. Что готово? Кто тормозит? Что делаем дальше?

Укрощение саботажа: Когда команда начала сопротивляться (а это неизбежно), я возвращал всех к цифрам. Мы не спорили «нравится/не нравится», мы смотрели «быстрее/медленнее».

Этап 4. Результат (Точка Б) Спустя полгода мы посчитали эффект на годовом объеме (2400 заказов).

Смотрите на магию цифр: 📉 Процессы: Мы убрали из системы 22 160 часов ручной работы. 👥 Люди: Это эквивалент работы 11 сотрудников на полной ставке.

Мы получили целый отдел из 11 человек бесплатно, просто вычистив «мусор» из процессов.

💰 Деньги: Переводим часы в ФОТ (зарплата + налоги + офис) = 19 944 000 рублей экономии в год.

🚀 Рост: 25% освободившегося времени мы направили на звонки и продажи. Те же люди начали приносить больше денег.

Главный вывод: Работа трекера — это не раздавать советы. Это управлять изменениями, когда всем страшно и сложно (даже если это сам трекер 😁😁😁) и дожать внедрение до конца, не дав слить процесс.

Табличка для отслеживания времени